Jak zorganizować i przeprowadzić wideokonferencję?

Pandemia koronawirusa to niewątpliwy cios w życie społeczne i biznesowe na całym świecie. Nie wolno jednak zapominać również o pewnych pozytywach wynikających ze zmian, które zaszły w związku z pandemią Covid-19. Zalicza się do nich na przykład wzrost popularności wideokonferencji. Wideokonferencja w firmie rozwiązanie, które w dużym stopniu optymalizuje procesy zachodzące w przedsiębiorstwach (oszczędność czasu). Jak sprawnie zorganizować i przeprowadzić spotkanie online? Koniecznie przeczytaj przygotowany przez nas artykuł, by poznać odpowiedź na to pytanie.

Jak zorganizować wideokonferencję i kiedy jest to potrzebne?

Jak zorganizować wideokonferencję? Pytanie to zadawał sobie w ostatnich czasach niejeden menedżer, kierownik projektu czy doradca klienta premium, któremu przyszło zorganizować spotkanie z klientem/współpracownikami. Zadanie może pozornie wydawać się trudne — szczególnie w przypadku osób, które nie mają zbyt wielkiego obycia z technologiami komputerowymi. W rzeczywistości jednak nie jest to zbyt poważne wyzwanie, aczkolwiek trzeba pamiętać o pewnych regułach.

Jak przygotować się do konferencji online?

Do osiągnięcia sukcesu niezbędne są multimedia. Aby uniknąć wpadki, niezbędne jest posiadanie dobrej jakości mikrofonu oraz kamery. Oczywiście, obowiązkowym elementem jest również stałe połączenie internetowe. Zalecane jest połączenie o prędkości na poziomie co najmniej kilku (od jednego do trzech) megabitów na sekundę.

Wideokonferencja powinna zostać przeprowadzona w sposób uporządkowany

Odpowiednie zaplecze techniczne jest niezwykle ważne, ale tym aspektem powinien zająć się — szczególnie w większych firmach — specjalista ds. IT. Jeśli spotkanie będzie przeprowadzone w większym gronie i zamierza się poruszyć wiele różnorodnych tematów, niezbędne jest odpowiednie zaplanowanie meetingu. Aby to zrobić, należy przygotować tzw. agendę.

Agenda to dokument, w którym powinny znaleźć się między innymi następujące rodzaje informacji:

• plan spotkania z podziałem na najważniejsze kwestie do omówienia,
• lista uczestników,
• tematy najbardziej problematyczne, sprawy krytyczne — jest to szczególnie istotne w przypadku np. firm projektowych, gdzie pracuje się w oparciu o harmonogram. Agenda jest dokumentem, w którym można zamieścić informacje o opóźnieniach w postępie prac.

Tak przygotowaną agendę należy wysłać uczestnikom najpóźniej w dzień poprzedzający spotkanie. Dzięki temu uczestnicy planowanej konferencji będą mogli przygotować się do wystąpienia.

Wideokonferencja firmowa — odpowiednie oprogramowanie to podstawa

Nawet najlepsze chęci oraz umiejętności organizacyjne nie wystarczą, jeśli organizator konferencji online nie dysponuje odpowiednim systemem komputerowym. Jakie oprogramowanie komputerowe pozwala na sprawne przeprowadzenie konferencji? Nie ma uniwersalnego produktu — na rynku istnieje wiele ciekawych rozwiązań z tej kategorii. Oto niektóre z nich:

• Microsoft Teams,
• WebEx,
• Moodle.

Jakie z wyżej wymienionych rozwiązań należy zastosować, jeśli Twoim celem jest sprawnie poprowadzona konferencja online? Nie sposób odpowiedzieć na to pytanie — systemy te mają różne zalety i wady, jeśli chodzi o kwestie techniczne oraz wygodę użytkowania.